Lieferantenportal
Das Lieferantenportal ist der Bereich, den Lieferanten sehen und nutzen – ohne eigenen Login, direkt über einen Link aus der Certiflow-E-Mail.
Zugang zum Portal
Section titled “Zugang zum Portal”Lieferanten erhalten automatisch eine E-Mail von Certiflow, wenn Dokumente bald ablaufen oder eingereicht werden müssen. Diese E-Mail enthält einen direkten Link zum Lieferantenportal, der keine separate Anmeldung erfordert.
Aufbau des Portals
Section titled “Aufbau des Portals”Linke Seitenleiste
Section titled “Linke Seitenleiste”Die linke Seitenleiste zeigt:
- Den Namen des Lieferanten oben
- Darunter alle Produkte, die der Lieferant liefert, mit ihrem jeweiligen Status
Wichtig: Auch wenn einzelne Produkte grün (mit Haken) angezeigt werden, bedeutet das nicht automatisch, dass sie geliefert werden können. Globale Lieferantendokumente (im obersten Eintrag) müssen ebenfalls gültig sein. Sind diese rot, müssen sie zuerst eingereicht und von der QS freigegeben werden.
Hauptbereich
Section titled “Hauptbereich”Im Hauptbereich werden der Name des Lieferanten und eine benutzerfreundliche Willkommensnachricht angezeigt.
Dokumentenstruktur im Portal
Section titled “Dokumentenstruktur im Portal”1. Für die Zusammenarbeit notwendige Dokumente
Section titled “1. Für die Zusammenarbeit notwendige Dokumente”Hier stehen alle Dokumente, die zwingend hochgeladen werden müssen, damit eine Zusammenarbeit möglich ist. Diese sind unterteilt in:
- Dokumente mit kritischer Frist (Pflicht, Ablauf sperrt den Lieferanten)
- Dokumente mit unkritischer Frist (Pflicht, aber Ablauf macht Checkliste nicht sofort ungültig)
2. Zusätzliche Dokumente (optionale Dateien)
Section titled “2. Zusätzliche Dokumente (optionale Dateien)”Darunter folgen optionale Dokumente, die ebenfalls nach demselben System angezeigt werden, aber keinen Einfluss auf die Lieferberechtigung haben.
Ansicht eines Eintrags
Section titled “Ansicht eines Eintrags”Jeder Eintrag zeigt dem Lieferanten:
- Den Namen des Dokuments
- Das Ablaufdatum (oben rechts im Eintrag)
- Einen Hinweis, wenn eine Datei abgelaufen ist oder bald abläuft: „Das Hochladen dieser Datei ist unbedingt erforderlich”
- Den Hinweis „Es ist keine Aktion Ihrerseits erforderlich”, wenn das Dokument noch gültig ist
Aktionen für den Lieferanten
Section titled “Aktionen für den Lieferanten”| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neue Datei hochladen | Ersetzt das aktuell hinterlegte Dokument durch ein neues |
| Datei ansehen | Zeigt die aktuell hinterlegte Datei an |
| Frühzeitig hochladen | Auch bei gültigen Dokumenten kann ein neues bereits vorab hochgeladen werden |
Abgelehnte Dokumente
Section titled “Abgelehnte Dokumente”Wenn ein Dokument oder Fragebogen von der QS abgelehnt wurde, erscheint im Portal die Meldung „Abgabe wurde abgelehnt”, ggf. zusammen mit einem Ablehnungsgrund.
Der Lieferant hat dann folgende Optionen:
- Die aktuelle (abgelehnte) Datei bestätigen
- Die Datei ansehen
- Eine neue Datei hochladen
- Den Fragebogen bearbeiten und erneut einreichen
Produktebene
Section titled “Produktebene”Das Portal ist sowohl auf Lieferantenebene als auch auf Produktebene strukturiert. Der Lieferant kann alle Einträge Schritt für Schritt abarbeiten – übersichtlich gegliedert nach Produkt und Dokumenttyp.