FAQ – Häufig gestellte Fragen
Allgemein
Section titled “Allgemein”Was ist Certiflow?
Section titled “Was ist Certiflow?”Certiflow ist ein System zur Automatisierung der Kommunikation zwischen Händlern und Zulieferern im Bereich Dokumenten- und Zertifikatsmanagement. Es erinnert Lieferanten automatisch an ablaufende Dokumente, stellt ein Hochladeportal bereit und sperrt Lieferanten automatisch, wenn verbindliche Fristen überschritten werden.
Brauchen Lieferanten einen eigenen Account?
Section titled “Brauchen Lieferanten einen eigenen Account?”Nein. Lieferanten erhalten einen direkten Link per E-Mail, über den sie das Lieferantenportal öffnen und Dokumente hochladen können – ganz ohne Login oder eigenen Benutzerzugang.
Was passiert, wenn ein Lieferant ein Dokument nicht rechtzeitig einreicht?
Section titled “Was passiert, wenn ein Lieferant ein Dokument nicht rechtzeitig einreicht?”Wenn ein Dokument mit kritischer Frist abläuft, wird die entsprechende Checkliste ungültig und der Lieferant automatisch gesperrt. Das bedeutet: Produkte dieses Lieferanten können nicht mehr verkauft werden, bis das Dokument nachgereicht und freigegeben wurde.
Checklisten & Dokumente
Section titled “Checklisten & Dokumente”Was ist der Unterschied zwischen kritischer und unkritischer Frist?
Section titled “Was ist der Unterschied zwischen kritischer und unkritischer Frist?”Eine kritische Frist ist bindend: Läuft das Dokument ab, wird die gesamte Checkliste ungültig. Eine unkritische Frist ist weniger streng: Ein abgelaufenes Dokument macht die Checkliste nicht ungültig, es wechselt lediglich in den Status „Prüfen” (gelb). Fehlt das Dokument jedoch vollständig, wird die Checkliste trotzdem ungültig.
Was sind optionale Dokumente?
Section titled “Was sind optionale Dokumente?”Optionale Dokumente haben keinen Einfluss auf die Gültigkeit einer Checkliste – weder durch Fehlen noch durch Ablauf. Sie können trotzdem hochgeladen und verwaltet werden.
Kann eine Checkliste mehrere Dokumenttypen enthalten?
Section titled “Kann eine Checkliste mehrere Dokumenttypen enthalten?”Ja. Eine Checkliste kann beliebig viele Dokumente enthalten – mit kritischer Frist, unkritischer Frist und optionale Einträge, gemischt nach Bedarf.
Wie erkenne ich, welchen Fristentyp ein Dokument hat?
Section titled “Wie erkenne ich, welchen Fristentyp ein Dokument hat?”In der Checklistenansicht wird der Dokumenttyp mit einem Icon angezeigt. Über den Tooltip lässt sich die genaue Bedeutung nachlesen.
Status & Ampelsystem
Section titled “Status & Ampelsystem”Was bedeuten die verschiedenen Statusfarben?
Section titled “Was bedeuten die verschiedenen Statusfarben?”- Grün: Alles in Ordnung, Lieferant kann Produkte liefern
- Gelb: Handlungsempfehlung – etwas läuft bald ab
- Rot: Handlung erforderlich – kritische Frist abgelaufen oder Dokument fehlt
- Grau/Gelb (inaktiv): Lieferant verkauft aktuell keine Produkte
- Lila: Lieferant wurde manuell gesperrt
Wann wird ein Produkt gesperrt?
Section titled “Wann wird ein Produkt gesperrt?”Ein Produkt wird gesperrt, wenn alle Bezugsquellen (Lieferanten für dieses Produkt) gesperrt sind. Solange mindestens eine Bezugsquelle grün ist, bleibt das Produkt verfügbar.
Ab wann wird ein Eintrag gelb angezeigt?
Section titled “Ab wann wird ein Eintrag gelb angezeigt?”Den genauen Zeitraum (z. B. 2 Wochen oder 4 Wochen vor Ablauf) kann jeder Certiflow-Kunde individuell konfigurieren.
E-Mails & Kommunikation
Section titled “E-Mails & Kommunikation”Wie oft werden E-Mails an Lieferanten gesendet?
Section titled “Wie oft werden E-Mails an Lieferanten gesendet?”Certiflow bündelt alle ausgehenden E-Mails innerhalb eines definierten Sendzyklus (z. B. alle 2 Stunden oder einmal täglich). Am Ende des Zyklus werden alle gesammelten Nachrichten in einer einzigen E-Mail pro Lieferant zusammengefasst.
Kann ich manuell eine E-Mail an einen Lieferanten schicken?
Section titled “Kann ich manuell eine E-Mail an einen Lieferanten schicken?”Ja. Auf der Lieferantenseite können manuell Nachrichten erstellt werden – entweder als gezielte Dokumentanfrage oder als freie Textnachricht. Diese werden als Entwurf angelegt und im nächsten Sendzyklus verschickt.
Was passiert nach dem Onboarding?
Section titled “Was passiert nach dem Onboarding?”Alle Lieferanten erhalten beim Einrichten von Certiflow eine Onboarding-E-Mail, die das System vorstellt und erklärt, wie Dokumente hochgeladen werden. Wenn Dokumente freigegeben wurden und Produkte wieder handelbar sind, werden Lieferanten darüber ebenfalls per E-Mail informiert.
Schwebend & Freigabe
Section titled “Schwebend & Freigabe”Muss ich jedes hochgeladene Dokument manuell prüfen?
Section titled “Muss ich jedes hochgeladene Dokument manuell prüfen?”Nein – das ist konfigurierbar. Certiflow kann so eingestellt werden, dass Dokumente automatisch freigegeben werden, ohne manuelle Prüfung. Alternativ kann die QS jeden Eingang manuell prüfen und freigeben.
Was passiert, wenn ich ein Dokument ablehne?
Section titled “Was passiert, wenn ich ein Dokument ablehne?”Du kannst einen Ablehnungsgrund angeben. Der Lieferant wird darüber informiert (sofort, im nächsten Zyklus oder gar nicht – je nach Wahl) und kann im Lieferantenportal ein neues Dokument hochladen oder den Fragebogen korrigieren.
Tags & Attribute
Section titled “Tags & Attribute”Wofür werden Tags verwendet?
Section titled “Wofür werden Tags verwendet?”Tags dienen der Kategorisierung und Filterung von Lieferanten, Produkten, Checklisten-Einträgen und anderen Elementen. Sie können frei definiert, farblich markiert und auf bestimmte Elementtypen eingeschränkt werden.
Was sind Attribute?
Section titled “Was sind Attribute?”Attribute sind benutzerdefinierte Felder, die strukturierte Zusatzinformationen zu Produkten, Lieferanten oder anderen Entitäten speichern – z. B. Produktbeschreibungen, Bilder oder interne Grenzwerte. Aus Attributwerten lassen sich u. a. Produktdatenblätter als PDF generieren.
Administration & Sicherheit
Section titled “Administration & Sicherheit”Wo kann ich Änderungen im System nachvollziehen?
Section titled “Wo kann ich Änderungen im System nachvollziehen?”Im Bereich Protokolle werden alle Aktionen revisionssicher aufgezeichnet – mit Datum, Uhrzeit, Beschreibung und dem Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat.
Kann ich einen Benutzer sperren?
Section titled “Kann ich einen Benutzer sperren?”Ja. In der Benutzerverwaltung kann jeder Benutzer gesperrt werden, sodass er sich nicht mehr einloggen kann. Die Sperre kann jederzeit aufgehoben werden.
Kann ein Lieferant manuell gesperrt werden, auch wenn seine Dokumente gültig sind?
Section titled “Kann ein Lieferant manuell gesperrt werden, auch wenn seine Dokumente gültig sind?”Ja. Auf der Lieferantenseite gibt es die Möglichkeit, einen Lieferanten manuell zu sperren (Lila-Status) – unabhängig vom Dokumentenstatus.