Was ist Certiflow?
Certiflow ist ein System zur Automatisierung der Kommunikation zwischen Händlern und Zulieferern im Bereich des Zertifikats- und Dokumentenmanagements.
Wofür wird Certiflow verwendet?
Section titled “Wofür wird Certiflow verwendet?”In der Praxis müssen Lieferanten regelmäßig Zertifikate, Nachweise und andere Dokumente einreichen – etwa Bio-Zertifikate, HACCP-Nachweise oder Lieferantenfragebögen. Diese Dokumente laufen ab, müssen erneuert werden und ihre Verwaltung kostet Qualitätssicherungsteams erheblich Zeit.
Certiflow übernimmt genau diesen Prozess automatisch:
- Es erinnert Lieferanten rechtzeitig per E-Mail, wenn Dokumente bald ablaufen.
- Es stellt ein Lieferantenportal bereit, über das Lieferanten Dokumente ohne eigenen Login hochladen können – per direktem Link aus der E-Mail.
- Es prüft, ob alle notwendigen Dokumente vorhanden und gültig sind.
- Es sperrt Lieferanten automatisch, wenn verbindliche Fristen überschritten wurden – und hebt die Sperre auf, sobald die Dokumente nachgereicht und geprüft wurden.
Das Grundprinzip: Checklisten
Section titled “Das Grundprinzip: Checklisten”Certiflow arbeitet mit Checklisten pro Produkt. Jedes Produkt kann eine oder mehrere Checklisten haben. Jede Checkliste enthält mehrere Dokumente, die jeweils unterschiedliche Fristentypen haben können:
| Fristentyp | Symbol | Bedeutung |
|---|---|---|
| Kritische Frist | Läuft diese Frist ab, wird die gesamte Checkliste ungültig und der Lieferant gesperrt. | |
| Unkritische Frist | Abgelaufene Dokumente dieses Typs machen die Checkliste nicht ungültig, müssen aber vorhanden sein. | |
| Optional | Diese Dokumente sind immer optional – auch ohne sie bleibt die Checkliste gültig. |
Der automatisierte Ablauf
Section titled “Der automatisierte Ablauf”- Ein Dokument nähert sich seinem Ablaufdatum.
- Certiflow sendet automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an den Lieferanten.
- Der Lieferant klickt den Link in der E-Mail und gelangt ins Lieferantenportal.
- Er lädt das neue Dokument hoch – ohne Login, direkt im Browser.
- Das QS-Team prüft das Dokument (optional, je nach Konfiguration) und gibt es frei.
- Die Checkliste wird als gültig markiert und das Produkt bleibt handelbar.
Entitäten in Certiflow
Section titled “Entitäten in Certiflow”Certiflow arbeitet mit einem abstrakten Entitätensystem. Das bedeutet: Neben den Standardobjekten wie Lieferant, Produkt, Charge und Bezugsquelle können auch beliebige weitere Strukturen abgebildet werden. Diese Abstraktion macht das System flexibel und anpassbar für unterschiedlichste Unternehmensstrukturen.
Onboarding neuer Lieferanten
Section titled “Onboarding neuer Lieferanten”Bei der Einrichtung von Certiflow erhalten alle Lieferanten eine Onboarding-E-Mail, die sie über das neue System informiert und erklärt, wie sie darüber Dokumente einreichen können. Darüber hinaus werden Lieferanten per E-Mail benachrichtigt, wenn ihre Dokumente geprüft und freigegeben wurden – so sind alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand.