Lieferantenseite
Die Lieferantenseite ist die zentrale Detailansicht für einen einzelnen Lieferanten. Sie enthält alle relevanten Informationen, Kommunikationsverläufe, Checklisten und Bezugsquellen.
Header-Bereich
Section titled “Header-Bereich”Ganz oben wird der Firmenname des Lieferanten angezeigt, zusammen mit:
- dem aktuellen Status des Lieferanten (Ampelfarbe)
- der Anzahl der nicht erfüllten Checklisten, falls vorhanden
Aktionen im Header
Section titled “Aktionen im Header”| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Manuell sperren | Verhindert, dass Produkte von diesem Lieferanten verkauft werden dürfen |
| Deaktivieren | Markiert den Lieferanten als inaktiv – es werden keine Erinnerungsmails mehr gesendet |
| Portallink aufrufen | Über das 3-Punkte-Menü: öffnet das Lieferantenportal in einer Vorschau oder kopiert den Link |
| Archivierte Checklisten | Zeigt frühere, archivierte Checklisten des Lieferanten an |
Stammdaten
Section titled “Stammdaten”Unterhalb des Headers befinden sich die Stammdaten des Lieferanten, die aus dem ERP-System importiert werden. Bestimmte Felder wie z. B. Ansprechpartner können direkt in Certiflow bearbeitet werden.
Interner Mitarbeiterchat
Section titled “Interner Mitarbeiterchat”Im rechten Bereich des Headers befindet sich ein interner Chat, der ausschließlich für QS-Mitarbeiter sichtbar ist. Lieferanten sehen diesen Bereich nicht. Er dient dazu, interne Notizen oder Hinweise zu einem Lieferanten für Kollegen zu hinterlassen.
Nachrichten
Section titled “Nachrichten”Der Abschnitt „Nachrichten” zeigt die E-Mail-Kommunikation mit diesem Lieferanten. Hier können manuell zwei Arten von Nachrichten erstellt werden:
- Dokumentanfrage: Auswahl, welche abgelaufenen Dokumente manuell angefragt werden sollen.
- Textnachricht: Freie Nachricht direkt an den Lieferanten.
Nachrichten werden als Entwurf angelegt und im nächsten Sendzyklus gebündelt verschickt. Dadurch wird verhindert, dass Lieferanten bei mehreren gleichzeitigen Anfragen viele einzelne E-Mails erhalten.
Nachrichtenübersicht
Section titled “Nachrichtenübersicht”Die Nachrichten sind in vier Kategorien unterteilt:
| Kategorie | Inhalt |
|---|---|
| Gesendete Nachrichten | Vom System oder manuell versendete Anfragen |
| Entwürfe | Nachrichten, die im nächsten Zyklus versendet werden |
| Erhaltene Nachrichten | Antworten und Einreichungen des Lieferanten |
| Verworfen | Abgebrochene oder nicht gesendete Nachrichten |
Checklisten
Section titled “Checklisten”Jeder Lieferant hat eine oder mehrere Checklisten, die alle erfüllt sein müssen, damit er Produkte liefern darf.
Dokumenttypen innerhalb einer Checkliste
Section titled “Dokumenttypen innerhalb einer Checkliste”| Typ | Symbol | Verhalten |
|---|---|---|
| Kritische Frist | Läuft ab → Checkliste wird ungültig, Lieferant gesperrt | |
| Unkritische Frist | Läuft ab → Eintrag wird gelb (Prüfempfehlung), Checkliste bleibt gültig; fehlt komplett → Checkliste ungültig | |
| Optional | Kein Einfluss auf die Gültigkeit der Checkliste |
Ansicht eines Checklisteneintrags
Section titled “Ansicht eines Checklisteneintrags”Jeder Eintrag zeigt folgende Informationen:
- Dokumentstatus (Ampelfarbe)
- Dokumenttyp (Anzeige mit Icons, Tooltip erklärt die Bedeutung)
- Eintragsname (z. B. „Lieferantenfragebogen”, „HACCP-Nachweis”, „Bio-Zertifikat”)
- Tags
- Gültig bis (Ablaufdatum)
- Zuletzt angefragt (automatisch oder manuell)
Aktionen pro Eintrag
Section titled “Aktionen pro Eintrag”| Symbol | Funktion |
|---|---|
| 🕐 Verlauf | Zeigt alle historisch verknüpften Dokumente revisionssicher an. Schwarz = Verlauf vorhanden, Grau = kein Verlauf, Rot = Datei noch ausstehend (schwebend) |
| 📄 Alte Datei anzeigen | Zeigt die aktuell hinterlegte Datei, die durch eine neue ersetzt werden soll |
| 📝 Notizen | Interne QS-Notizen zu diesem Eintrag. Grau = keine Notiz vorhanden |
| 🔗 Verknüpfen | Manuelles Hochladen und Verknüpfen einer neuen Datei |
Bezugsquellen
Section titled “Bezugsquellen”Am Ende der Lieferantenseite werden alle Bezugsquellen aufgelistet – also alle Produkte, die dieser Lieferant liefert.
Spalten der Bezugsquellenübersicht
Section titled “Spalten der Bezugsquellenübersicht”| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Bezugsquelle Status | Wird vom Lieferantenstatus vererbt (grün/gelb/rot) |
| Produkt Status | Gesamtstatus des Produkts über alle Lieferanten hinweg |
| Produkt ID | Interne Certiflow-Produkt-ID |
| Produkt | Name des Produkts |
| Tags | Zugewiesene Tags |
| Probleme | Anzahl ungültiger Checklisten, die diese Bezugsquelle betreffen |
| Gültig bis | Ablaufdatum der Bezugsquelle (grün = gültig, gelb = läuft bald ab, rot = abgelaufen oder unvollständig, grün „Unbegrenzt” = nur optionale Dokumente vorhanden) |
| Aktionen | Link zur Produktseite des jeweiligen Produkts |