Grundkonzepte & Begriffe
Diese Seite erklärt die zentralen Konzepte, die das Verständnis von Certiflow erleichtern.
Lieferant
Section titled “Lieferant”Ein Lieferant ist ein Unternehmen oder eine Person, die Produkte an den Certiflow-Nutzer liefert. Jeder Lieferant hat einen eigenen Status, eigene Checklisten und ein eigenes Profil in Certiflow. Lieferanten interagieren mit Certiflow über das Lieferantenportal – sie benötigen keinen eigenen Benutzerzugang.
Produkt
Section titled “Produkt”Ein Produkt ist ein Artikel, den ein oder mehrere Lieferanten liefern können. Jedes Produkt hat einen eigenen Status, der sich aus dem Status seiner Bezugsquellen ableitet.
Bezugsquelle
Section titled “Bezugsquelle”Eine Bezugsquelle entsteht, wenn ein Lieferant ein bestimmtes Produkt liefert. Sie stellt die Verbindung zwischen Lieferant und Produkt dar. Ein Produkt kann mehrere Bezugsquellen haben (d. h. mehrere Lieferanten, die dasselbe Produkt liefern).
Der Status einer Bezugsquelle leitet sich direkt vom Status des zugehörigen Lieferanten ab:
- Ist der Lieferant grün, ist auch die Bezugsquelle grün.
- Ist der Lieferant rot, ist auch die Bezugsquelle rot.
Der Produktstatus wiederum leitet sich von seinen Bezugsquellen ab: Sobald mindestens eine Bezugsquelle grün ist, ist das Produkt ebenfalls grün – auch wenn andere Bezugsquellen rot sind.
Charge
Section titled “Charge”Chargen sind die gelieferten Einzelmengen eines Produkts. Certiflow importiert Chargen und ermöglicht es, chargenspezifische Dokumente wie Laborprüfberichte hochzuladen und auszuwerten.
Checkliste
Section titled “Checkliste”Eine Checkliste ist eine strukturierte Liste von Dokumentenanforderungen, die einem Lieferanten oder Produkt zugeordnet ist. Alle Checklisten eines Lieferanten müssen erfüllt sein, damit dieser Produkte liefern darf.
Eine Checkliste gilt als gültig, wenn:
- Alle Dokumente mit kritischer Frist vorhanden und nicht abgelaufen sind.
- Alle Dokumente mit unkritischer Frist mindestens einmal hochgeladen wurden (auch wenn sie ggf. abgelaufen sind).
- Alle optionalen Dokumente – unabhängig von ihrem Vorhandensein – keinen Einfluss auf die Gültigkeit haben.
Dokument-Fristentypen
Section titled “Dokument-Fristentypen”| Typ | Symbol | Gültigkeitswirkung |
|---|---|---|
| Kritische Frist | Ablauf macht Checkliste ungültig → Lieferant wird gesperrt | |
| Unkritische Frist | Ablauf macht Eintrag gelb, Checkliste bleibt gültig; Fehlen macht Checkliste ungültig | |
| Optional | Kein Einfluss auf Gültigkeit |
Sendzyklus
Section titled “Sendzyklus”Certiflow sammelt alle ausgehenden E-Mails über einen definierten Zeitraum und sendet sie gebündelt am Ende dieses Zyklus. Der Zyklus wird vom Certiflow-Kunden selbst festgelegt (z. B. alle 2 Stunden oder einmal täglich). Dies verhindert, dass Lieferanten bei mehreren gleichzeitigen Anfragen viele separate E-Mails erhalten.
Statusfarben
Section titled “Statusfarben”Certiflow verwendet ein durchgängiges Farbsystem zur Statusanzeige:
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Grün | Alles in Ordnung |
| Gelb | Handlungsempfehlung – etwas läuft bald ab |
| Rot | Handlung erforderlich – kritische Frist abgelaufen oder Checkliste ungültig |
| Grau/Gelb | Inaktiv – Lieferant verkauft aktuell keine Produkte |
| Lila | Manuell gesperrt |
Der genaue Zeitraum, ab wann ein Eintrag gelb wird (z. B. 2 oder 4 Wochen vor Ablauf), kann global im System eingestellt werden.
Schwebend
Section titled “Schwebend”Als „schwebend” werden Dokumente bezeichnet, die ein Lieferant über das Portal hochgeladen hat, aber noch nicht von der QS freigegeben wurden. Je nach Konfiguration kann dieser Schritt automatisch übersprungen werden, oder die QS prüft jedes Dokument manuell vor der Freigabe.