Schwebend

Der Bereich „Schwebend” zeigt alle Dokumente und Fragebögen, die Lieferanten über das Lieferantenportal eingereicht haben und die noch auf die Prüfung durch die QS warten.

Was bedeutet „schwebend”?

Wenn ein Lieferant ein Dokument hochlädt, wird dieses zunächst in den Status „schwebend” versetzt. Das QS-Team kann es dann prüfen und freigeben – oder ablehnen. Alternativ kann Certiflow so konfiguriert werden, dass Dokumente automatisch freigegeben werden, ohne manuelle Prüfung.

Übersicht der Einträge

Jeder schwebende Eintrag zeigt folgende Informationen:

Spalte	Beschreibung
Status des alten Dokuments	Ist das aktuell hinterlegte Dokument noch gültig oder bereits abgelaufen?
Typ des Dokuments	Kritische Frist, Unkritische Frist oder Optional
Eintrag	Name des Lieferanten, Name des Checklisteneintrags (Dokumentname), Name der Checkliste
Ablaufdatum (alt)	Ablaufdatum des aktuell noch hinterlegten Dokuments
Einreichdatum (neu)	Datum, an dem das neue Dokument vom Lieferanten eingereicht wurde

Aktionen pro Eintrag

Symbol	Funktion
🕐 Verlauf	Zeigt alle bisherigen Interaktionen zu diesem Eintrag. Symbol ist rot, wenn noch eine Verknüpfung aussteht.
📄 Alte Datei anzeigen	Zeigt das aktuell hinterlegte Dokument, das durch das neue ersetzt werden soll
📝 Notizen	Interne Notizen zu diesem Eintrag – dienen der internen Kommunikation im QS-Team (gelten nur für die spezifische eingereichte Datei)
🔗 Verknüpfen	Öffnet die Prüfansicht, in der das neue Dokument eingesehen und direkt freigegeben werden kann

Dokument prüfen und freigeben

Über „Verknüpfen” gelangt man zu einer Prüfseite, auf der das eingereichte Dokument schnell eingesehen und mit dem Checklisteneintrag verknüpft werden kann. Dieser Schritt bietet sich an, wenn man den Lieferanten kennt und dem Dokument vertraut. Bei vollständigem Vertrauen kann der gesamte Prozess auch automatisiert werden.

Dokument oder Fragebogen ablehnen

Falls ein eingreichtes Dokument oder ein Fragebogen nicht akzeptiert werden kann, gibt es die Möglichkeit, es abzulehnen. Dabei kann ein Ablehnungsgrund angegeben werden.

Optionen nach der Ablehnung

Option	Beschreibung
Im nächsten Zyklus senden	Der Lieferant wird im nächsten regulären Sendzyklus über die Ablehnung informiert
Sofort senden	Bei Dringlichkeit wird die Ablehnungsbenachrichtigung sofort versendet
Nicht senden	Der Lieferant wird nicht benachrichtigt

Der Lieferant kann das abgelehnte Dokument im Lieferantenportal einsehen und ein neues hochladen oder Korrekturen vornehmen.